FLASH FG-Marzo 14 de 2023
En México existe un sinfín de obligaciones a cumplir cuando se pone un negocio en marcha, por ejemplo, las personas morales además de cumplir con las disposiciones fiscales, también se encuentran constreñidas a observar y dar cumplimiento a la normatividad mercantil, la cual prevé la obligación de llevar libros sociales o corporativos, mismos que al formar parte de la contabilidad tienen un alcance bastante amplio, pues entre otras cosas permiten conocer o respaldar movimientos importantes de una sociedad, tales como: acuerdos específicos tomados en asambleas, la entrada o salida de algún socio o accionista, el incremento o disminución del capital social, la compraventa de activos, la transmisión de acciones, el reparto o distribución de dividendos o utilidades, el otorgamiento o revocación de poderes, etc.
Bajo ese contexto, es imprescindible que las sociedades mercantiles tengan por lo menos los siguientes libros sociales e información corporativa actualizada:
Libro de socios o accionistas. La apertura de este libro deberá llevar los asientos de registro que soporten los movimientos accionarios o de partes sociales, además de reflejar los datos de los accionistas o socios vigentes.
Libro de variaciones de capital. Con la apertura del libro respectivo y, el control de los asientos de registro, se logra soportar cada movimiento que se realice en el capital social de la persona moral.
Libro de actas de asamblea. Este libro se debe integrar de todas las actas de asamblea celebradas por la sociedad, siendo importante que estas se registren de manera cronológica, donde se reflejen las asambleas anuales de aprobación de resultados y nombramiento de administradores y comisario, además de cualquier otra celebrada por la sociedad que sustente otros temas.
Libro de sesiones del Consejo. La apertura de este libro se limita a reuniones del Consejo de Administración o de la Junta de Gerentes, de personas morales que tenga este sistema de administración, siendo precisamente en esas reuniones donde muchas veces se originan los temas que se someten a decisión de la asamblea.
Títulos accionarios o partes sociales. Contar con estos documentos es importante, dado que nos permite llevar un control, incluso cuando existe transmisión de acciones o partes sociales. Asimismo, refleja la participación en el capital social de cada socio o accionista.
Avisos. Dar avisos a las autoridades fiscales y, realizar publicaciones en el portal de la Secretaría de Economía (SE) permite dar certeza de los actos jurídicos celebrados o por celebrarse por parte de las personas morales.
Poderes. Tomando en cuenta que en Jalisco estos tienen una vigencia de 5 años, es necesario llevar ese control de los poderes que las empresas otorgan. Además, resulta vital examinar la redacción adecuada acorde a la Ley y, actos jurídicos de que se trate.
Ahora bien, tengamos presente que el debido cumplimiento de lo anterior, además de evitar la imposición de multas y sanciones, trae beneficios adicionales, dado que constituye una herramienta probatoria ante cualquier autoridad en ejercicio de sus facultades, por ejemplo, en juicios de carácter mercantil, sucesorios y, juicios fiscales.
Lo anterior, partiendo de que el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), establece que la contabilidad para efectos fiscales, se integra por libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.
Al mismo tiempo, los artículos 33 y 36 del Código de Comercio (Cco) establecen la obligación de las sociedades de llevar los libros de actas, y señalan que en los mismos se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas de juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.
¿Qué alcances tendría el incumplimiento de lo anterior?
No elaborar las actas de asamblea puede ser causal de diversas multas por parte de las autoridades fiscales.
Como los libros sociales son parte de la contabilidad, el no tenerlos podría ocasionar que la autoridad fiscal considere que no se lleva contabilidad y, por lo tanto, que el plazo para ejercer facultades de comprobación no sea de 5 años, sino de 10 años[1]
Bajo el mismo indicio del punto anterior, la autoridad fiscal puede llegar a considerar que se actualiza la responsabilidad solidaria de socios o accionistas que tengan o hayan tenido el control efectivo de la sociedad[2].
En el caso de movimientos por aumentos y disminuciones en el capital social, si no se cuenta con las actas de asamblea soporte, así como los asientos o registros correspondientes, en relación con la documentación comprobatoria; estos movimientos podrían declararse nulos.
Tratándose de distribución de dividendos, si no se cuenta con las actas de asamblea, se podría considerar que su naturaleza son préstamos.
En ese tenor, llevar adecuadamente los libros sociales y demás información corporativa como parte de la contabilidad, otorgará tranquilidad a los socios y/o accionistas de las sociedades personas morales, toda vez que esto les dará certeza jurídica de la situación de la empresa, con efectos ante terceros, especialmente ante autoridades fiscales.
Nos ponemos a sus órdenes como especialistas que somos en la materia en caso de precisar información adicional respecto al contenido de este documento o, de requerir atención personalizada a un caso determinado.
